Formación Corporativa - Alternativas para lograrlo y con éxito
El escenario actual
Al interior de las organizaciones, siempre es necesario el tema de formación / capacitación, en donde el personal cuente con las habilidades y conocimientos necesarios no únicamente para cumplir con éxito sus responsabilidades en el puesto de trabajo, sino también, para garantizar que la organización pueda asegurar el cumplimiento de estándares y normas que como organización puedan estar ya establecidas, para el caso más común, el manejo de la seguridad de la información, por mencionar algo.
El caso común el algunas organizaciones que se si bien se cuenta con un plan de entrenamiento, esto típicamente es creado a partir de las necesidades que los diferentes departamentos incluyen en su planificación anual o en algunos casos como parte de las iniciativas del área de recursos humanos como un lineamiento organizacional para la inducción de nuevos elementos a la organización, en donde se cubren los elementos esenciales como la cultura organizacional, beneficios y procedimientos generales.
Muy pocas organizaciones cuentan con herramientas de gestión de contenido educacional (LMS – Learning Management Systems) y en las que si lo hay, ocurre la siguiente situación:
RRHH –> solicita al personal de INFORMATICA que le prepare un Moodle para implementar cursos localmente.
INFORMATICA –> investiga y mira como se instala Moodle y prepara un equipo con lo mínimo y básico de la instalación
RRHH –> ahora son los “administradores” de Moodle
Al final del proceso, la creación de cursos se reduce a la presentación de Moodle con un conjunto de archivos PDF o PowerPoints que el participante debe descargar y leer lamentablemente.
Cuál debería de ser el plan a seguir
Encontrando a los SME
En esta parte no hay una fórmula secreta, se inicia por la identificación de las necesidades de entrenamiento en las diferentes áreas de trabajo y sobre eso comenzar a identificar cómo iniciaremos a atender dichas necesidades en donde hay que investigar qué tipos de entrenamiento se podrán impartir con recursos internos y cúales no.
Encontrando a los SME (Subject Matter Experts)
Los SME son los todos aquellos compañeros al interior de la organización que posee un muy buen dominio del uso de algunas herramientas, procedimientos o procesos quienes podrían convertirse en los líderes para poder compartir dicho conocimiento.
¿Qué pasa si a estas personas (SME) no les gusta explicar?
Ahí necesitamos de alguien adicional que pueda hacer la labor de “documentar” o trasladar ese conocimiento en lo que será un material a exportar a una plataforma de aprendizaje, por lo general pudiera ser un diseñador gráfico o alguien maneje herramientas de creación de contenido.
Portal de Entrenamiento
Un paso que podría ser quizas el más fácil, la selección de la plataforma de entrenamiento, acá debemos de considerar aspectos como:
- Debe facilitar la creación de cursos y contar con plantillas.
- Idealmente esta plataforma debe de manejar tareas automáticas, para notificar o realizar ciertas acciones en base al avance o actividades que complete el participante dentro del portal.
- Integración con SCORM (Modelo de Referencia para Objetos de Contenido Compartible) esto hace referencia a que el portal de entrenamiento pueda permitir la carga de material pre armado o pre construido para integrarlo fácilmente. Algunas herramientas que permiten desarrollar material SCORM estan: Elucidat, Adobe Captivate, iSpring Suite, Camtasia entre algunos
- Uso de Gamificación, la alternativa de agilizar el aprendizaje a través de las técnicas de juegos es algo que realmente ayuda mucho. Qué te parecería que ingreses a un entrenamiento y que como parte del desarrollo del curso te indiquen que el que logre el mayor puntaje en sus notas o actividades a desarrollar se le estará entregando un premio (Vale de supermercado, boletos para ir al cine, fin de semana en la playa… pongamonos creativos! ) y verás como el personal se lucirá por tener las mejores calificaciones.
- Integración con herramientas de colaboración, acá se incluyen las soluciones de video llamadas como Zoom, Microsoft Teams o Google Meet por mencionar algunas.
- Uso de reportes, esto es muy importante para poder llevar el control incluso del tiempo en que los participantes usan dentro del portal y qué acciones realizan, sin dejar de lado el tema de las actividades o evaluaciones.
Entre algunas alternativas para este tipo de soluciones, podemos mencionar:
- MOODLE (Licenciamiento gratuito) se puede descargar e instalar en un servidor al interior de la organización o hay proveedores que lo ofrecen como servicio.
- SAKAI (Licenciamiento gratuito)
- MATRIXLMS esta es una solución muy atractiva con muchas funcionalidades, se ofrece como SaaS (Software como servicio)
- CANVA LMS otra alternativa en modalidad SaaS
- LEARNDASH un LMS para WordPress para aquellas instituciones o administradores que poseen sitios en WordPress esta sería una alternativa fácil de implementar. (Igual hay muchas opciones de LMS para WordPress)
Otro aspecto importante! es la de poder ofrecerle a los usuarios una aplicación móvil, para que desde cualquier parte puedan tener acceso a la información de entrenamiento, en donde existen algunas aplicaciones que permiten el acceso al contenido aun sin conexión a Internet.
Para finalizar, la cereza sobre el pastel, es mencionarles que algunas de estas plataformas permiten la integración de cursos de UDEMY o Linkedin Learning, claro hay que tener una subscripción para eso, pero es completamente viable el manejar en una única plataforma el acceso a contenido de entrenamiento externo.
Diseño profesional - Portal de Entrenamiento
Esto podría sonar superficial, pero es algo que realmente llama mucho la atención para el usuario final, algo que realmente sea agradable, te muestro un par de ejemplos de instituciones educativas, da clic sobre cada imagen para que puedas ver el sitio en línea:
Portal realizado en Moodle
Portal realizado en Sakai
Portal realizado en Moodle
Diseño del curso (Contenido y forma)
Ok, llegamos a uno de los aspectos más importantes, en donde debemos de definir la “ruta de aprendizaje” que no es más que la secuencia bajo la cual se le estará brindando el contenido al participante, esto no necesariamiente es dejar archivos PDF o PowerPoints para que lean, acá es justo donde ocurre la “magia” de atraer al participante a la temática, justo por eso es que el contenido debe de crearse y adecuarse según la necesidad.
Para efecto de un leve ejemplo, una estructura de un curso podría ser la siguiente:
En esta referencia tenemos un diseño que está dividido en secciones o unidades de aprendizaje, en donde para efecto de explicación tenemos:
CONTENIDO TEÓRICO
Donde brindamos una introducción al contenido, esta parte es la que se desarrolla a partir de la experiencia que ya existe al interior de la organización, en donde debemos de hacer sentir al participante en la misma lectura que forma parte de esa cultura organizacional.
RECURSOS DE LECTURA Y REFERENCIA
Para algunas situaciones, es importante brindar material de referencia de otros casos de estudio, ejemplos de otros casos similares o material de lectura de alguna normativa o material técnico relacionado.
ACTIVIDADES
En esa sección es donde entra la gamificación, colaboración con otros participantes, algo que durante dicho proceso se gane o afirme el conocimiento que se está tratando de dejar.
EVALUACIONES
Acá te comento un pequeño secreto, que tal si le brindar a los participantes la posibilidad de que pueda realizar más de una vez el cuestionario y que su nota sería el promedio de las notas obtenidos en cada intento. Primero no sentriá estresante la evaluación y segundo indirectamente por cada intento que realice estará reforzando el aprendizaje!
Ahora que ya tenemos una estructura de referencia la herramienta seleccionada nos permitirá crear PLANTILLAS DE CURSOS que hereden esta misma estructura, para que nuevos diseños de entrenamientos ya incluyan esta lógica de desarrollo. Nuevamente el contenido debemos de desarrollarlo, grabar en video las explicaciones de los SME, mostrar la ejecución de un proceso, etc. es algo que se tiene que preparar y adecuar, asi es, esta es la parte más tiempo de desarrollo.
Ahora a implementar!
Ahora que ya tenemos la plataforma, el diseño de cómo deberian de desarrollarse los entrenamientos, herramientas que en camino conociste para crear material de entrenamiento de forma rápida y esa buena relación con los SME, llego el momento de formalizar todo esto.
A que me refiero, ya con esto tenemos las bases para crear esos entrenamientos que todo el personal debe de realizar, a esto se le llama COMPLIANCE TRAINING, por mencionar un ejemplo:
- Entrenamientos obligatorios para todo nuevo empleado que recien ingresa a la organización, deberá de cursar los entrenamientos de:
- Cultura organizacional
- Etica en el trabajo
- Seguridad de la información
Lo anterior es un ejemplo de una realidad muy necesaria hoy en día, también podríamos aprovechar toda esta solución de entrenamiento para hacer llegar el conocimiento al personal sobre nuevos servicios o productos que la organización está ofreciendo, nuevos lineamientos o cambios en la dirección de la institución.
Para otro caso práctico, cuando adoptamos normas de seguridad de la información, uno de los controles es mantener constantemente entrenado al personal en cómo prevenir la fuga de informacoión o que sean engañados por ataques de sitios fraudulentos.
Algo importante a resaltar en esta etapa, es que debemos de contar con el apoyo de la alta gerencia o dirección de la empresa, es decir, que nos puedan ayudar con un correo o instrucción general en donde se confirme que esta iniciativa será adoptada de forma general.
Bueno, espero que estas ideas e iniciativas sea de utilidad!